Ahenk Laboratuvarı
İletişim

Ahenk Laboratuvarı Şikayet Yönetim Prosedürü

LB.P-12 REV.No 00

İletişim Formu

 Şikâyetlerin Alınması

  • Laboratuvarımıza gelen tüm şikayetlerin nasıl ele alınacağının tanımlandığı prosedür internet sitesinde ilgili tarafların erişimine sunulmaktadır. Şikâyetin alınmasından sonuçlandırılmasına kadar geçen sürecin tüm aşamalarında yer alan personelin tarafsızlık ve gizlilik ilkelerine göre hareket etmesi sağlanır.
  • Müşteriden laboratuvara gelen şikâyetler sözlü veya yazılı olabilmektedir. Müşteriler, şikâyetlerini mail olarak ya da telefonla arayarak iletebilmektedir.
  • Müşteriler laboratuvar doküman sisteminde bulunan ve ilgili taraflara açık olan Öneri ve Şikayet Formu’nu doldurarak, şikâyetlerini yazılı olarak iletebilmektedirler.
  • Sözlü gerçekleşen (telefon vasıtasıyla) Müşteri şikâyetlerinde, Müşteri Temsilcileri tarafından, Öneri ve Şikayet Formu doldurularak müşteri şikâyeti alınmaktadır.
  • Sözlü gerçekleşen (yüzyüze) Müşteri şikâyetlerinde, Müşteri Temsilcileri ve Satış Pazarlama Yöneticileri tarafından, Öneri ve Şikayet Formu doldurtularak müşteri şikâyeti alınmaktadır.
  • Bireysel Hastaların doldurduğu Hasta Deneyimi Anketi değerlendirilmelerinde olumsuz olan herhangi bir durum da "Şikayet" olarak kabul edilmektedir.
  • Laboratuvar çalışanları laboratuvarla ilgili şikâyetlerini Öneri ve Şikayet Formu’nu doldurarak mail ile ya da elden Kalite Yöneticisine iletebilmektedir.
  • Her yıl laboratuvar personellerine yönelik yapılan Çalışan Memnuniyet Anketlerinin değerlendirilmesinde; İnsan Kaynakları Birimi anket soru maddesinin ortalaması ≤2.5 puan olan sorular ile özel yorum olarak yazılan talepleri "Şikayet" veya "Öneri" olarak alır ve Öneri ve Şikayet Formu’nu doldurur.
  • Satış Pazarlama personelleri sorumlu olduğu aktif kurumlarına yılda en az bir kez müşteri (kurumsal firmalar) ziyareti gerçekleştirerek müşterilerin geri bildirimlerini (şikayet, öneri, memnuniyet, beklenti vb.) Müşteri Ziyaret Formu ile kayıt altına alır ve Üst Yönetim ile değerlendirilmek üzere Kalite Yönetim Temsilcisine teslim eder.
  • Her yıl hizmet verilen kurumlara yapılan Müşteri Memnuniyet Anketlerinin değerlendirme sonucunda, müşterinin memnun olmadığı herhangi bir konu var ise ve anket sonuçlarından "Çok Kötü" ve Kötü" puan alan sorular var ise müşteri şikayeti olarak kabul edilir ve Kalite Birimi tarafından Öneri ve Şikayet Formu doldurulur.
  • Laboratuvar hizmeti alan bireysel hastalar ve kurumsal müşterilerimiz web sitesinde yayınlanan "İletişim Formu"na https://www.ahenklab.com.tr/Iletisim linkinden ulaşarak şikayet veya görüşlerini aktarabilirler.

 Taraflardan İletilen Şikâyet ve Taleplerin Çözümlenmesi

  • Laboratuvarımıza farklı kanallardan gelen şikayetler; Kalite Müdürü koordinatörlüğünde şikayet konusundan bağımsız, mevzu olan konuya göre Laboratuvar Mesul Müdürü, İşletme Müdürü, İlgili Uzmanlar, Şube Müdürü ve Birim Sorumluları/Yöneticileri katılımıyla değerlendirilir. Şikâyet eğer Kalite Yöneticisi veya Laboratuvar Mesul Müdürü ile ilgili ise Genel Müdür tarafından değerlendirilir.
  • Şikâyetin geçerli kılınması için gerçekleştirilen ön değerlendirmede, şikâyetin hizmet alınan konuda olup olmadığı, şikâyet kapsamına ait doküman ve kayıtlar incelenir. Ön değerlendirme sonucu; şikâyetin laboratuvar faaliyetleri ile ilgili olduğu yönündeyse şikâyet kabul edilir. Aksi durumda müşteri şikâyeti işleme alınmaz.
  • Şikayet olumlu veya olumsuz olarak değerlendirilse de müşteriye Müşteri İlişkileri Yöneticisi tarafından en geç bir hafta içinde geri bilgilendirme yapılır. Bilgilendirme kayıtları ve tüm süreçler Öneri ve Şikayet Formu’nda kayıt edilir.
  • Şikâyete konu olan durum bir uygunsuzluk ise gerekli değerlendirmeler sonrası uygunsuzluğun giderilmesi için Uygunsuzluk Yönetim Prosedürü ve Düzeltici Faaliyet Prosedürü’ne göre işlem başlatılır.
  • Telefon, internet veya şahsen başvuru yoluyla gelen istek ve müracaatlar anında cevaplandırılabiliyorsa, konu hakkında gerekli bilgilendirme yapılır Öneri ve Şikâyet Formu'da süreç kayıt altına alınır.

 Müşteri Şikâyetlerinin Analizi

Laboratuvarımızda Öneri ve Şikayet Formu ile kayıt altına alınan şikâyet ve talepler yılda bir Kalite Yöneticisi tarafından Öneri ve Şikayet Takip Formu üzerinden analiz edilmektedir. Öneri ve Şikayet Takip Formu üzerinden yapılan değerlendirme, Yönetim Gözden Geçirme (YGG) toplantılarında değerlendirilir ve gerekli iyileştirme çalışmaları yapılır.